Checklisten für Ihre Tagung

Bestuhlung

Bestuhlung Die Bestuhlung des Raumes sollte den Veranstaltungsinhalten und Zielen entsprechend festgelegt werden. Der runde Tisch bei einer kleinen Gruppe, die Theaterbestuhlung bei mehreren hundert Teilnehmern, die nur zuhören müssen ohne etwas zu schreiben. Wichtig ist jedoch bei allen Bestuhlungsarten eine gute Sicht auf den Referenten, die Leinwand oder – wenn erforderlich – auch auf andere Teilnehmer (Gruppendiskussion).

 

 

Technische Ausstattung

Die technische Ausstattung für Präsentationen und Seminare Im Mittelpunkt von Tagungen stehen in erster Linie Vorträge und Workshops. Damit diese reibungslos ablaufen, spielt das technische Equipment bei der Planung von Seminaren und Kongressen eine entscheidende Rolle. So sollte jeder Raum mindestens mit WLAN, Beamer, Leinwand und natürlich Stromanschlüssen versorgt sein. Für Vorträge wären außerdem eine Bühne oder ein Rednerpult von Vorteil. Abhängig von der Größe des Raumes und der Anzahl der Gäste sollte der Redner zudem ein Mikrofon haben, damit auch den hinteren Reihen nichts entgeht. Teste bereits vor Eintreffen der Teilnehmer, welche technischen Einstellungen für die Größe des Raumes angemessen sind.

Seminarraum

Den richtigen Seminarraum auswählen Das A & O für die Planung von Kongressen ist die richtige Location. Hier gibt es einige Faktoren, die für den reibungslosen Ablauf des Events entscheidend sind. Informiere Dich daher schon im Voraus, welche Räumlichkeiten für Euer Seminar in Frage kommen und lege das Hauptaugenmerk auf die Größe der Location und der einzelnen Räume. Um eine Location in der Nähe zu finden, ist eine rechtzeitige Recherche nach passenden Tagungsräumen wichtig. Frage deshalb frühzeitig bei Locations in Deiner Umgebung an, um große Umstände und weite Anfahrtswege zu vermeiden. Wenn Du fündig geworden bist, sieh Dir den Ort für Eure Konferenz vor Ort oder im Internet an, um sicherzugehen, dass alle Deine Anforderungen erfüllt werden. Kann man die Seminarräume bei Helligkeit abdunkeln, sind ausreichend Toiletten vorhanden und wie steht es mit Parkplätzen?

Freizeit

Was tun, wenn die Arbeit getan ist? Ein wichtiger Punkt bei der Planung von Tagungen und Kongressen ist die Freizeitgestaltung. Schließlich gehen solche Seminare oft weit über den normalen achtstündigen Arbeitstag hinaus, sodass Erholungsphasen wichtig sind, um wieder Kraft zu tanken. Zum Beispiel kannst Du Deine Pause mit einem gemeinsamen Spaziergang mit Deinen Kollegen genießen. Viele Locations bieten außerdem attraktive Indoor-Aktivitäten.

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